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仕事の進め方(内部統制)|定常業務とプロジェクト業務での使い分け

自社HP(バージョン)

須藤公認会計士事務所のホームページは、この1年でバージョンアップを7回行いました(Ver1.0からVer7.0)。細かいマイナーチェンジを含めるともっと多くなります(正確に数えていませんが50は超えると思います)。

とりあえず満足できるレベルにはなりました。スマホ版の方は満足できるレベルではありませんが、スマートフォンの利用度合いを勘案して、もう少し先延ばしでもいいのかなという考えがあり、少し放っておいている、というのが実際のところです(内部統制の目的である業務の効率性と有効性から判断した結果です)。

*2014年11月28日現在、当事務所のホームページはVer9.0。マイナーチェンジは正確に数えてはいませんが、100は超えているはずです。また、2014年1月にレスポンシブデザインに変更したため、スマートフォンにも対応したデザインになっています。

*2016年6月27日現在、当事務所のホームページはVer9.0ですが、マイナーチェンジは数え切れません(Ver10.0でもいい程に)。
粗が取れてきて精緻度が増してきましたが、各ページの構成が一元化されていない細かな点が存在することが現状の課題です。一元化していく方向で粗取りしています。

【仕事の進め方:プロジェクト業務と定常業務の違い】

上記の話と関連して、未経験の新しいプロジェクトを進めていく際に重要なことは、「試行錯誤」することだと思います。

見積書の作成や給与計算、在庫の入出庫、といった定常的な業務プロセスであれば社内でノウハウが蓄積されており、有効かつ効率的に実施する手続がマニュアルとして、または担当者の頭の中や手足に染み付いており確立されている(内部統制が整備運用されている)。
従って、当該業務の1回1回を社内で妥当と考えられる水準で実行することが、担当者に求められることになります。
内部統制の目的である業務の有効性・効率性の視点で取り組む(=決められた業務プロセスを運用する)ことが結果(例えばミスの減少や作業時間の短縮)につながることが分かります。

次に新規プロジェクトですが、定常業務のようなノウハウや手続が蓄積・確立されていません。従って、これから色々と試行錯誤していくことでノウハウを蓄積し、手続を確立させていくことになります。内部統制で言えば、これから業務プロセスを構築(整備)していく段階ということです。

時間と達成度合いを表したグラフ

【内部統制と仕事(プロジェクト業務)の進め方の関係】

もちろん、ただ闇雲に試行錯誤すればいいという話でもありません。期限、並びに期限までに達成する項目及びそのレベル(定量的、定性的な目標)を決めておき、計画や作業スケジュールを作成します。進捗管理を行い、必要に応じて計画を修正する、などのタスク管理が求められます。

その上で、「とりあえず作ってみて試行錯誤する」ということが重要だと思います。
例えば、まずは正確性や完成度はあまり考慮せずに試作品を作ってみます。すると試作品をいくつも作っていくことで少しずつ正確性や完成度が高待っていきます。試作品を作れば周りから意見も出てくるので計画達成までのスピードはさらに速まります。

「粗(アラ)は色々なところで見えてもいいから、まずは作ろう」ということです(内部統制と関連付けて少し言及すると、既に社内に存在するナレッジや過去の経験で活かせるところは「試行錯誤」ではもちろんありません。また「まずは作ろう」といってもコストの存在を無視するわけではありません。この点もやはり「有効性と効率性」で判断することになるでしょう。誤解のないようコメントしておきます)。

この点、性格(or 社風)が結構、影響してくると思います。上のホームページでも「とてもこんなホームページはみんなに公開できない」なんて人もいるでしょう。
体裁を気にしすぎるとなかなか仕事が進まないケースもあり、いい意味での「いい加減さ」が必要だと考えています。

内部統制の「有効性と効率性」の視点から、日常業務とは仕事の進め方を使い分ける、ということです。

2012年12月18日
2016年6月27日 更新
須藤公認会計士事務所
須藤 恵亮



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